จัดระเบียบออฟฟิศ เป็นหนึ่งในปัจจัยสำคัญที่มีผลต่อประสิทธิภาพในการทำงานอย่างมาก ลองคิดดูว่าถ้าเราต้องทำงานในบริษัทที่วางเอกสารและสิ่งของต่าง ๆ จนรกไม่น่ามอง เปรียบเทียบกับอีกบริษัทที่เก็บเอกสารและอุปกรณ์การทำงานไว้อย่างเป็นระบบ จะหยิบหรือหาของอะไรก็ง่าย ดูสบายตา บริษัทแบบไหนจะน่าทำงานมากกว่ากัน?
และนี่จึงเป็นอีกหน้าที่สำคัญของ HR ที่จะต้องสร้างสภาพแวดล้อมในที่ทำงานที่ดีที่สุด เพื่อให้พนักงานทำงานได้เต็มประสิทธิภาพ วัฒนาลัคกี้แวร์จึงขอมาแชร์ How to จัดระเบียบออฟฟิศเพื่อสร้างสภาพแวดล้อมที่ดี พร้อมลิสต์อุปกรณ์ที่จะช่วยให้ออฟฟิศเป็นระเบียบมาไว้ในบทความนี้แล้ว
จัดระเบียบออฟฟิศ สร้างประโยชน์ให้องค์กรมากกว่าที่คิด
1. ลดเวลาและความซับซ้อนในการทำงาน
ออฟฟิศที่เอกสารกองสุมรวมกัน หรือมีอุปกรณ์สำนักงานวางไว้แบบรก ๆ เวลาที่พนักงานต้องมาหยิบเอกสารหรือใช้งานอุปกรณ์เหล่านั้นมักจะต้องใช้เวลานาน แถมยังต้องใช้สมาธิไปกับการหาของแทนที่จะได้โฟกัสกับการทำงาน ดังนั้นหากออฟฟิศจัดวางทุกอย่างอย่างเป็นระบบระเบียบ จะช่วยลดความยุ่งยากและเวลาไปได้มากเลย
2. ช่วยสร้างสภาพแวดล้อมที่ดีในการทำงาน
คุยเคยสังเกตไหมว่าโต๊ะทำงานรก ๆ มักจะไม่เอื้ออำนวยต่อการทำงานหรือเกิดไอเดียสร้างสรรค์ได้เลย แถมยังทำให้เกิดความเครียดได้ง่าย การสร้างบรรยากาศการทำงานที่ดีจึงเป็นสิ่งที่หลาย ๆ บริษัทให้ความสำคัญอย่างมาก เพื่อทำให้พนักงานมีสมาธิ สามารถโฟกัสกับงาน และช่วยกระตุ้นให้เกิดไอเดียใหม่ ๆ
3. ลดความเสียหายและอันตรายที่อาจเกิดขึ้น
ไม่ว่าจะเป็นเอกสารหรืออุปกรณ์ในการทำงานต่าง ๆ ถ้าหากไม่จัดระเบียบแล้ววางไว้ตรงนู้นทีตรงนี้ที พอถึงเวลาที่ต้องมาค้นหาเพื่อนำไปใช้งานต่ออาจเกิดข้อผิดพลาดได้ เช่น หยิบเอกสารผิด หาเอกสารไม่เจอ หรือเกิดอุบัติเหตุของตกหล่นจนเสียหายหรือทำให้พนักงานได้รับบาดเจ็บก็เป็นได้
How to จัดระเบียบออฟฟิศ ด้วย “5ส” สร้างบรรยากาศดี ๆ ในการทำงานแบบยั่งยืน
5ส หรือ 5s คงเป็นสิ่งที่ HR หลาย ๆ รู้จักกันเป็นอย่างดีตั้งแต่สมัยเรียนแล้ว และแม้แต่ในโลกของการทำงาน บริษัทหลาย ๆ ที่ก็ยังใช้กันอยู่ มาดูกันว่ามีอะไรบ้าง
สะสาง (Seiri)
การสะสางในที่นี้ก็คือการจำแนกสิ่งของที่จำเป็นหรือไม่จำเป็น และแยกประเภทสิ่งของต่าง ๆ ออกเป็นหมวดหมู่ให้ชัดเจน เพื่อให้รู้ว่าต่อไปจะต้องทำอะไรต่อ และเพื่อให้จัดวางสิ่งของไว้ในจุดที่เหมาะสมกับการใช้งาน
สะดวก (Seiton)
จัดวางอุปกรณ์และสิ่งของต่าง ๆ ให้พนักงานทุกคนสามารถใช้งาน หรือค้นหาได้อย่างสะดวก เช่น อุปกรณ์ที่หลาย ๆ แผนกต้องใช้งานบ่อย ๆ ควรวางอยู่ในตำแหน่งที่ทุกคนสามารถเดินมาใช้ได้สะดวก หรือถ้าเป็นเอกสารที่พนักงานทุกคนต้องมาหยิบไปใช้ ก็ควรแบ่งหมวดหมู่ แบ่งแฟ้มให้ชัดเจน เพื่อให้เข้าใจตรงกัน และค้นหาได้สะดวกรวดเร็ว
สะอาด (Seisou)
ไม่ว่าจะเป็นอุปกรณ์ทำงาน ห้อง ของใช้ต่าง ๆ ควรทำให้สะอาดอยู่เสมอ เพื่อสร้างบรรยากาศในการทำงานที่ดี และทำให้ของทุกอย่างพร้อมใช้งานอยู่เสมอ จะทำให้งานลื่นไหลไม่สะดุด โดยควรกำหนดผู้รับผิดชอบโดยตรง พร้อมกำหนดวันเวลาที่ต้องทำความสะอาดอย่างชัดเจน
สุขลักษณะ (Seiketsu)
เป็นการรักษาสุขลักษณะที่ดีโดยทำ 3ส ที่กล่าวมาอย่างสม่ำเสมอ ซึ่งถ้าอยากให้พนักงานทุกคนร่วมมือ คุณอาจจะต้องตั้งกฎหรือวางระบบให้ชัดเจน รวมทั้งต้องมีคนคอยตรวจเช็กประจำสัปดาห์/เดือน เพื่อให้ทุกคนปฏิบัติอย่างจริงจัง
สร้างนิสัย (Shitsuke)
ก็คือการปฏิบัติทั้ง 4ส ให้เป็นนิสัยจนกลายเป็นวัฒนธรรมองค์กร เพื่อสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดีแบบยั่งยืน
แนะนำไอเทม จัดระเบียบออฟฟิศ สวยมินิมอล เก็บของเนี้ยบสะอาดตา
1. ลิ้นชักใส่เอกสารไซส์ใหญ่
ในองค์กรมักจะต้องจัดเก็บเอกสารต่าง ๆ มากมาย ทั้งเอกสารของพนักงาน เอกสารในการทำธุรกิจ เอกสารการเงิน และอื่น ๆ ดังนั้นควรมีลิ้นชักพลาสติกขนาดใหญ่สำหรับจัดเก็บโดยเฉพาะ ช่วยให้คุณแยกประเภทได้ง่าย จุของได้เยอะ หรือจะหยิบเข้าออกก็สะดวก
2. กล่องอเนกประสงค์
เป็นอีกหนึ่งอุปกรณ์ที่สามารถใส่ของได้หลากหลายชนิด ทั้งเอกสาร แฟ้ม หนังสือ อุปกรณ์สำนักงาน ด้วยขนาดที่ใหญ่ทำให้จุของได้เยอะ พร้อมกับสามารถวางซ้อนกันในแนวตั้งได้ ทำให้สามารถเก็บของได้เป็นระเบียบและประหยัดพื้นที่ โดยมีทั้งแบบกล่องใสที่ให้คุณเห็นสิ่งของข้างในได้ หรือแบบสีขุ่นเพื่อปกปิดความรกของสิ่งของข้างใน
3. แฟ้มกล่องใส่เอกสาร/หนังสือ
อีกหนึ่งไอเทมที่จะช่วยคุณจำแนกเอกสารต่าง ๆ ออกเป็นหมวดหมู่ จะหยิบเข้าออกก็ทำได้ง่าย ค้นหาเอกสารได้เร็ว แถมช่วยทำให้เอกสารจำนวนมากดูเป็นระเบียบขึ้น
4. ลิ้นชักล้อเลื่อน
ลิ้นชักล้อเลื่อนที่ขนาดพอเหมาะพอดีกับการวางใต้โต๊ะทำงาน ทำให้พนักงานสามารถเก็บของส่วนตัว เอกสารในการทำงานหรืออุปกรณ์การทำงานส่วนบุคคลได้ ไม่ต้องวางกองกันบนโต๊ะให้ระเกะระกะ
5. ตะกร้าพักสายไฟ
สายไฟที่พันกันม้วน ๆ ดูแล้วรกยุ่งเหยิง ทำลายสมาธิและการคิดไอเดีย คุณสามารถใช้ตะกร้าพักสายไฟเพื่อซ่อนอุปกรณ์การทำงานที่มีสายทุกชนิด จะช่วยทำให้โต๊ะพนักงานดูโล่ง สะอาดตามากยิ่งขึ้น
ถ้าคุณกำลังมองหาลิ้นชักพลาสติก และกล่องอเนกประสงค์จำนวนมาก สามารถหาซื้อได้ที่วัฒนาลัคกี้แวร์เลย สินค้าราคาเป็นมิตร พร้อมคุณภาพคงทนแข็งแรง อายุการใช้งานยาวนาน ได้ทั้งความสวยงามและความคุ้ม แล้วมาสร้างออฟฟิศที่น่าทำงาน เสริมสร้างบรรยากาศดี ๆ ให้พนักงานในองค์กรกัน
หากใครสนใจสั่งซื้อสินค้าเป็นจำนวนมาก สามารถขอใบเสนอราคาและคุยรายละเอียดจาก วัฒนา ลัคกี้แวร์ ได้ที่เบอร์ 099-016-7579 หรือแอดที่ LINEOA @wlthailand